Este documento deverá ser mantido no estabelecimento no qual o funcionário estiver trabalhando seja este a empresa de vínculo empregatício ou de prestação de serviços.

O PPP deverá ser atualizado pelo menos uma vez ao ano ou sempre que houver alterações que impliquem mudanças das informações contidas nas suas seções, devendo ser impresso nas seguintes situações:

I - por ocasião da rescisão do contrato de trabalho (em duas vias, com fornecimento de uma das vias para o trabalhador, mediante recibo);

II - para fins de requerimento de reconhecimento de períodos laborados em condições especiais;

III - para fins de análise de benefícios por incapacidade, a partir de 1º de janeiro de 2004, quando solicitado pelo INSS;

IV - para simples conferência por parte do trabalhador, pelo menos uma vez ao ano, quando da avaliação global anual do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais-PPRA, até que seja implantado o PPP em meio magnético pela Previdência Social;

V – quando solicitado pelas autoridades competentes.

A Instrução Normativa INSS/DC nº 99 de 05/12/2003, em seu Artigo 148, determina:

Art. 148. A partir de 1º de janeiro de 2004, a empresa ou equiparada à empresa deverá elaborar PPP, conforme Anexo XV, de forma individualizada para seus empregados, trabalhadores avulsos e cooperados, que laborem expostos a agentes nocivos químicos, físicos, biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física, considerados para fins de concessão de aposentadoria especial, ainda que não presentes os requisitos para a concessão desse benefício, seja pela eficácia dos equipamentos de proteção, coletivos ou individuais, seja por não se caracterizar a permanência.

§ 2º Após a implantação do PPP em meio magnético pela Previdência Social, este documento será exigido para todos os segurados, independentemente do ramo de atividade da empresa e da exposição a agentes nocivos, e deverá abranger também informações relativas aos fatores de riscos ergonômicos e mecânicos.